Beskriv leveransen
Avtalen bør navngi arealene og oppgavene, ikke bare bruke formuleringen 'renhold av fellesarealer'. Be om en oversikt over gulv, trapper, rekkverk, inngangsdører, heis, vaskerom, kjeller og andre relevante rom.
Skill mellom faste oppgaver og periodiske oppgaver. Vindusvask, hovedrengjøring og gulvbehandling bør ha avtalt intervall eller en egen bestillingsprosess.
- Oppsigelsesfrist og eventuell bindingstid
- Regel for indeks-/prisjustering og varsel
- Nøkler, koder, alarm og ansvar ved manglende adgang
- Vikar eller fraværsordning ved sykdom og ferie
- Kontaktperson, avviksfrist og tidspunkt for gjennomgang
Avklar faste og periodiske oppgaver
Tre flater i samme rom kan ha ulike oppgaver og intervaller. Få grensegangen inn i avtalen.
Velg et punkt i bildet eller listen.
Navngi gulv og områder som skal rengjøres. Avtal metode, frekvens og hva som skal gjøres ved flekker eller ekstra tilsmussing.
Presiser hvilke glassflater som inngår, og om vindusvask bestilles separat eller følger et avtalt intervall. Den følger ikke automatisk med gulvvasken.
Skriv om støvtørking av lister og andre flater inngår. Avklar hvor ofte, hvem som bestiller ekstraarbeid, og hvordan det prises.
Avtal frekvens og kvalitet
Skriv hvor ofte hver oppgave skal utføres, og hva som kjennetegner et godkjent resultat. En sjekkliste kan beskrive synlig smuss, flekker, støv på kontaktflater og tømming av avfall uten å late som kvalitet kan måles med ett tall.
Prøv planen i hverdagen: Er frekvensen realistisk i vinterperioden? Hvem melder at en oppgang trenger ekstra innsats?
Les pris og tillegg sammen
Les fastpris, periodiske oppgaver og ekstraarbeid samlet. Be om at materiell, utstyr og antall besøk er spesifisert, og avklar hva som skjer ved helligdager eller ekstra tilsmussing.
Kontroller om tilbudet fra Living Clean dekker hele oppgavelisten. Hvis en oppgave mangler, be om en presisering og eventuell prisendring før styret tar stilling.
Sjekk ansvar for utstyr og adgang
Avklar hvem som stiller med maskiner, kjemi, poser, stige og verneutstyr. Avtal også nøkkel, kode, alarm, parkering, vannuttak og lagerplass. Skriv hvem som har ansvar dersom adgang mangler.
Styret bør begrense deling av koder og ha en rutine for å trekke tilbake tilgang når ansvarlige personer endres.
Sett en enkel oppfølgingsrutine
Navngi kontaktperson hos Living Clean og i styret. Beskriv hvordan avvik meldes, hvilken svartid dere forventer, og når partene skal gjennomgå leveransen. Bruk bilder eller en kort sjekkliste når det gjør avviket forståelig.
Avtal hva som skjer dersom oppgaver gjentatte ganger ikke utføres: retting, møte, prisavslag hvis det er avtalt, eller annen kontraktsmessig reaksjon.
Kontroller avtaleparten
Søk Living Clean Renhold AS med navn eller organisasjonsnummer i Arbeidstilsynets renholdsregister før signering. Kontroller også at tilbudet angir riktig avtalepart og kontaktperson. Registeret erstatter ikke en gjennomgang av leveransen og vilkårene.
Bindingstid og endringer
Les oppsigelsesfrist, bindingstid, prisjustering og regler for endring av areal eller frekvens. Be om at endringer bekreftes skriftlig. Et styre bør vite hvordan avtalen kan tilpasses når bygget får nye rom, endret bruk eller nye krav.
Før signaturen
Lag en kort beslutningssak med tilbudet, oppgavelisten, kostnaden, risikoen og hvorfor løsningen passer. Kontroller at riktig styrevedtak og signatur er på plass. Ta vare på versjonen av avtalen og vedleggene som faktisk ble godkjent.
