Lag et tydelig avtalegrunnlag
Beskriv oppganger, etasjer, arealer og fellesrom. Oppgi gulvtyper, heis, inngangsparti, vaskerom, kjeller og garasje der det er relevant. Ta med ønsket oppstart, adgang og tidspunkt for arbeid. Dette er grunnlaget Living Clean skal vurdere.
Del oppgavene i linjer
Skriv hver oppgave med ønsket intervall: rengjøre trapper, moppe repos, tørke rekkverk, vaske heis og tømme avfall. Sett periodisk arbeid på egne linjer. Da ser styret hvilke behov tilbudet dekker og hvilke som fortsatt må avklares.
Kontroller flate for flate i tilbudet
Bruk punktene til å finne uklare eller manglende oppgaver i tilbudet fra Living Clean.
Velg et punkt i bildet eller listen.
Sjekk at tilbudet navngir de avtalte arealene og besøksfrekvensen. Be om presisering hvis bare «renhold av fellesarealer» står oppført.
Finn vindusvask som egen oppgave med intervall eller bestillingsmåte. Be om avklaring av pris og omfang hvis styret ønsker oppgaven og den mangler.
Sammenhold styrets oppgaveliste med tilbudet. Lik besøksfrekvens betyr ikke at lister, rekkverk og andre ønskede flater er inkludert.
Bruk en vurderingsmatrise
Fyll inn styrets behov og den faktiske ordlyden i tilbudet. Skriv spørsmål ved tomme eller uklare punkter, og be Living Clean presisere dem skriftlig før beslutningen.
| Tema | Styrets behov | Tilbudet fra Living Clean |
|---|---|---|
| Områder og oppgaver | Romliste og ønsket omfang | Fyll inn avtalte oppgaver |
| Besøksfrekvens | Ønsket intervall per sone | Fyll inn foreslått intervall |
| Periodisk arbeid | Oppgaver og tidspunkt | Inkludert eller egen bestilling |
| Materiell og utstyr | Hvem stiller med hva? | Fyll inn pris og ansvar |
| Oppfølging | Kontakt og avviksrutine | Fyll inn avtalt rutine |
| Vilkår | Ønsket forutsigbarhet | Oppsigelse og prisjustering |
Eksempel: en oppgave mangler
Tenk at styret ønsker ukentlig vask av gulv og rekkverk, mens et foreløpig tilbud bare nevner gulvene. Dette er et fiktivt eksempel, ikke et tilbud fra Living Clean. Be om avklaring av rekkverket og eventuell prisendring før dere godkjenner omfanget. Lik besøksfrekvens betyr ikke at alle ønskede oppgaver inngår.
Se månedspris og årsplan sammen
Regn fast renhold og planlagt periodisk arbeid om til en årsoversikt. Kontroller antall besøk og hvordan helligdager håndteres. Hold valgfrie oppgaver utenfor fastprisen til de er bestilt, og marker hvilke budsjettposter som fortsatt er usikre.
Avklar gjennomføringen
Spør Living Clean om bemanning, fravær og opplæring for oppdraget. Avtal nøkler, alarm, vann og plass til utstyr. Be om at ansvar og praktiske begrensninger står i planen, slik at styret kan vurdere om løsningen passer bygget.
Avtal oppfølging
Navngi kontaktperson og beskriv hvordan mangler meldes, forventet tilbakemelding og tidspunkt for gjennomgang. Avklar hvem i styret som kan godkjenne ekstraarbeid. En enkel rutine gir et mer brukbart grunnlag enn generelle kvalitetsløfter.
Kontroller avtalepart og vilkår
Søk Living Clean Renhold AS i Arbeidstilsynets renholdsregister med navn eller organisasjonsnummer før avtale. Les oppsigelse, eventuell bindingstid, prisjustering og regler for tillegg sammen med oppgavelisten.
Dokumenter styrets beslutning
Lagre endelig tilbud, spørsmål, svar og avtalevedlegg. Skriv hvorfor oppgaver, frekvens og kostnad passer behovet. Neste styre bør kunne se hva som ble bestemt, hvem som følger opp og når planen skal vurderes på nytt.
