Start med omfanget
Oppgi antall oppganger, etasjer, boenheter og omtrentlige arealer. Skill mellom trapper, korridorer, inngangsparti, heis, vaskerom, kjeller og garasje. Da kan Living Clean vurdere tidsbruk og oppgaver ut fra bygget deres fremfor antakelser.
Noter også hvilke flater som skal rengjøres. Gulv alene gir et annet arbeidsomfang enn gulv, rekkverk, lister, dører, postkasser og flekkfjerning. Det bør være tydelig hva styret forventer ved hvert besøk.
Gi hver del av bygget en oppgaveliste
Areal, oppgaver og besøksfrekvens må ses sammen. Punktene viser hva styret bør beskrive.
Velg et punkt i bildet eller listen.
Beskriv matter, gulvtype, glass og inngangsdører. Oppgi trafikk og sesongbehov som kan påvirke antall besøk.
Tell etasjer og oppganger. List opp om bare gulvene skal vaskes, eller om rekkverk, lister og andre flater også inngår.
Avklar hvilke heisflater som skal rengjøres og hvordan renholderen kommer til. Nøkler, vann og lagerplass må også beskrives for Living Clean.
Hyppighet og tidspunkt
Hvor ofte arbeidet skal utføres, påvirker samlet tidsbruk. Ukentlig vask av en oppgang er en annen løsning enn flere besøk i uken, men den riktige frekvensen avhenger av trafikk, årstid og hvor raskt smuss synes.
Avklar om oppdraget skal utføres på bestemte ukedager, innenfor et tidsvindu eller med fleksibilitet. Nøkkelrutiner, låste rom og arbeid når beboere er hjemme kan påvirke gjennomføringen.
Oppgavene bak ordet renhold
Be om en oppgaveliste. Daglig eller regelmessig renhold kan omfatte støvsuging, mopping, tørking av kontaktflater, tømming av avfall og flekkfjerning. Periodiske oppgaver som vindusvask, hovedrengjøring, gulvbehandling eller garasjevask bør stå som egne linjer med egen frekvens.
Da unngår styret at en lav totalsum skyldes at viktige oppgaver er utelatt. Be også om å få vite hva som regnes som ekstraarbeid og hvordan slikt bestilles.
| Kostnadsdriver | Opplysning styret bør sende | Typisk avklaring |
|---|---|---|
| Areal og etasjer | Romliste, oppganger, gulvtype | Hva er med i hver etasje? |
| Frekvens | Besøk per uke og sesong | Er vinterpunktarbeid inkludert? |
| Periodisk arbeid | Vinduer, gulv, garasje | Fast intervall eller tillegg? |
| Adkomst | Heis, vann, lager, nøkler | Hvor kan utstyr stå? |
| Oppfølging | Kontaktperson og avvik | Hvordan dokumenteres retting? |
Byggets adkomst og overflater
Trange trapperom, mange etasjer uten heis, lange avstander til vann og manglende lagerplass kan gjøre arbeidet mer tidkrevende. Oppgi derfor hvor utstyr kan oppbevares, hvor vann finnes og hvordan renholderen kommer inn.
Gulvtype, inngangsmatter, glassflater og overflater som krever særskilt metode bør beskrives. Ved usikkerhet kan befaring gi et mer presist tilbud enn en kort e-post.
Utstyr, produkter og avfall
Avklar om Living Clean tar med maskiner, kluter, kjemi, poser og annet forbruksmateriell, eller om borettslaget stiller noe til rådighet. Det samme gjelder tømming og plassering av avfall. Slike detaljer kan ellers bli uklare tillegg.
Be om at eventuelle miljøkrav beskrives konkret, for eksempel produktkrav eller rutine for dosering, slik at de kan vurderes på samme grunnlag.
Oppfølging og kvalitet
Pris påvirkes også av hvordan arbeidet kontrolleres. Avtal hvem som er kontaktperson, hvordan avvik meldes, og hvor raskt Living Clean skal svare. En enkel sjekkliste eller periodisk gjennomgang gir styret et felles språk for kvalitet.
Ikke betal for en kontrollmodell dere ikke kommer til å bruke. Velg et nivå som passer byggets størrelse og styrets kapasitet.
Gi Living Clean et tydelig prisgrunnlag
Send romliste, ønsket frekvens og startdato i forespørselen. Avklar bilder eller plantegning i oppfølgingen. Be om pris per avtaleperiode og en spesifikasjon av inkluderte oppgaver, tillegg og vilkår. Still spørsmål hvis tilbudet bruker uklare ord som «ved behov».
Før avtale kan styret kontrollere Living Clean med navn eller organisasjonsnummer i Arbeidstilsynets renholdsregister. Registrering erstatter ikke en gjennomgang av oppgavene, prisen og vilkårene i den konkrete avtalen.
Spørsmål før styret konkluderer
Hva er inkludert i fastprisen? Hvilke oppgaver faktureres separat? Hvordan håndteres helligdager, ekstra tilsmussing og manglende adgang? Be om skriftlige svar og lagre dem sammen med tilbudet. Da blir beslutningen etterprøvbar også når styret skifter medlemmer.
