Hva standarden brukes til
Standarden hjelper partene å beskrive ønsket rengjøringskvalitet på en etterprøvbar måte. Den kan brukes i kravspesifikasjon, opplæring, kontroll og dialog om avvik. Den er et system for å definere og vurdere resultatet, ikke en automatisk arbeidsplan for alle bygg.
Les den aktuelle standarden og avklar med Living Clean hvilken del og hvilket opplegg avtalen faktisk bygger på.
Kvalitet er ikke det samme som frekvens
Frekvens sier hvor ofte en oppgave utføres. Kvalitet sier hvordan resultatet skal se ut eller fungere etter renhold. Et rom kan trenge hyppigere renhold i en våt årstid, mens et annet kan kontrolleres sjeldnere. Avtalen bør koble frekvens, bruk, smuss og ønsket resultat.
Ikke bruk standarden som et løfte om at alle flater alltid er fri for enhver flekk. Definer relevante avvik og hvordan de håndteres.
Fra avtalt resultat til oppfølging
Beskriv kvalitetskravet
Avklar rom, flater og ønsket rengjøringskvalitet i avtalen.
Avtal kontrollen
Spesifiser metode, tidspunkt og hvem som gjennomfører kontrollen.
Følg opp mangler
Registrer avvik og avtal retting. Figuren gjengir ikke standardens kontrollregler.
Slik spesifiserer kjøperen
Del bygget inn i rom eller soner og beskriv gulv, kontaktflater, inventar og tilgjengelighet. Angi ønsket kvalitet, kontrollform, rapportering og ansvar for å gjøre arealet klart. Ta med sesongforhold, inngangsparti, garasje og periodiske oppgaver.
Be om at tilbudet viser hvilke oppgaver som er inkludert og hvilke som er tillegg. Da blir pris og kvalitet sammenlignbare.
Kontroll og avvik
Avklar standardutgave, kvalitetskrav og kontrollopplegg før avtalen inngås. Når leveransen skal kontrolleres etter NS-INSTA 800, må kontrollen følge den aktuelle standardens system. En egen sjekkliste kan være nyttig til daglig oppfølging, men dokumenterer ikke alene samsvar med standarden. Registrer område, observasjon, dato og avtalt oppfølging ved avvik.
Se etter mønstre over tid. Gjentatte avvik kan skyldes feil frekvens, tilgang, utstyr, opplæring eller en uklar spesifikasjon.
Hva styret bør spørre Living Clean om
- Hvilket kvalitetsnivå og hvilke romtyper inngår?
- Hvordan oversettes kvalitet til daglige og periodiske oppgaver?
- Hvem utfører og dokumenterer kontrollene?
- Hvordan håndteres uenighet om et avvik?
- Hvordan påvirker møbler, beboereiendeler og manglende tilgang resultatet?
- Hvilken opplæring og rapportering følger avtalen?
Hva dokumenterer henvisningen til standarden?
Be Living Clean vise hvilke krav i avtalen som bygger på standarden, hvem som skal gjennomføre kontrollene og hvordan resultatene rapporteres. Dersom sertifisering inngår i tilbudet, be om dokumentasjon på hvem eller hva som er sertifisert, omfanget og gyldigheten. Dette gjør det mulig å vurdere en konkret leveranse fremfor bare navnet på standarden.
Må alle borettslag bruke NS-INSTA 800?
Nei, men den kan være nyttig når dere trenger presise krav og kontroll.
Gir den automatisk riktig frekvens?
Nei, frekvens må planlegges etter bruk og smuss.
Er sertifisering det samme som god leveranse?
Nei. Kontroller hvem eller hva sertifiseringen omfatter, og følg fortsatt opp kvaliteten i deres konkrete avtale.
Hva bør stå i tilbudet?
Områder, kvalitet, oppgaver, frekvens, kontroll og avviksbehandling.
Neste steg
Avtal også hvem som kan endre kravene underveis. En protokoll fra årlig gjennomgang gjør det tydelig om endringen skyldes byggets bruk, sesong, ombygging eller arbeidsmåten.
