Slik bruker dere malen
Gå en runde i bygget og fyll inn rom som mangler. Marker oppgaver som ikke gjelder. Avtal hvem som utfører, hvem som følger opp avvik, og hvor planen lagres. Legg planen til grunn når dere avklarer oppdraget med Living Clean.
Del oppgangen inn i soner
Gi hver sone oppgaver, intervall og en ansvarlig. Tilpass eksempelplanen til bygget deres.
Velg et punkt i bildet eller listen.
Før opp fjerning av grus, rengjøring av matte og vask av gulv. Noter hvordan ekstra smuss i vått vær og vintersesong skal følges opp.
Skriv hvilke trinn, repos og rekkverk som inngår. Gi lister og andre periodiske oppgaver egne intervaller i planen.
List opp gulv, vegger og kontaktflater. Avtal hvem som utfører oppgavene, og hvem styret kontakter hvis det oppdages mangler.
Eksempel på ukentlig plan
Frekvensene er praktiske eksempler, ikke regler. Juster dem etter trafikk, gulvtype, sesong og erfaring.
| Område | Oppgave | Frekvens | Ansvar | Kontroll |
|---|---|---|---|---|
| Inngangsparti | Feie/støvsuge, moppe, flekker | Ukentlig; oftere ved behov | Utfører etter avtale | Ingen synlig løs grus etter vask |
| Trapper og repos | Støvsuge/moppe, rekkverk | Ukentlig | Utfører etter avtale | Trinn og rekkverk uten synlig støv |
| Heis | Gulv, vegger og kontaktflater | Ukentlig | Utfører etter avtale | Ingen synlige flekker på kontaktflater |
| Vaskerom | Gulv og synlige flater | Ukentlig | Utfører etter avtale | Gulv uten synlig søl; avfall tømt |
Månedlige og periodiske oppgaver
Legg inn støvtørking av lister og høye flater, vask av dører og postkasser, samt kontroll av hjørner og under benker. Avtal intervall for vindusvask, hovedrengjøring, gulvbehandling og garasje. Skriv hvem som bestiller periodiske oppgaver og hvordan de godkjennes.
| Oppgave | Når den vurderes | Fyll inn i egen plan |
|---|---|---|
| Lister og høye flater | Ved månedlig gjennomgang av støv | Dato, utfører og kontrollansvarlig |
| Vinduer | Etter tilstand og avtalt sesongplan | Flater, adkomst og bestillingsdato |
| Garasje | Etter vinter og ved oppsamlet grus | Varsling, bilflytting og valgt metode |
| Gulvbehandling | Ved tegn til slitasje og faglig vurdering | Gulvtype, metode og godkjenning |
Ansvarsmatrisen
Én person eller rolle bør eie planen. Utfører gjør arbeidet, kontaktperson tar imot avvik, og styret beslutter endringer og budsjett. Unngå at 'styret' står som ansvarlig uten navn eller funksjon.
Bytt ut «Utfører etter avtale» i eksempelplanen med én bestemt utfører. Legg til dato for utførelse og initialer for kontroll i deres arbeidskopi. Avtal hvem som tar over ved fravær, og hvem som kan bestille ekstraarbeid innenfor budsjettet.
Kontroll uten unødvendig papir
Bruk en enkel månedlig gjennomgang: er områder tilgjengelige, er oppgavene utført, og er det gjentatte avvik? Noter dato, område og tiltak. En kort logg er mer nyttig enn et skjema ingen leser.
Når planen må endres
Revider etter vinter, oppussing, endret bruk eller gjentatte klager. Øk frekvens der smuss bygger seg opp, og reduser der oppgaven ikke lenger gir verdi. Endringer i renholdsavtalen bør bekreftes skriftlig.
Bruk planen i dialogen med Living Clean
Oppgi hvilke områder og oppgaver dere ønsker vurdert. Living Clean må bekrefte hva som kan utføres og til hvilken pris. Før planen blir et avtalevedlegg, avklar eventuelle forskjeller mellom styrets ønskeliste og den foreslåtte leveransen. Lagre riktig avtalepart og kontaktopplysninger sammen med planen.
Klar for neste styre
Lagre planen med dato, versjon, kontaktperson og vedlegg. Skriv kort hvorfor frekvensene er valgt. Da blir planen et arbeidsdokument som kan forbedres, ikke en engangsbeskrivelse.
Må planen være lang?
Nei, den må være konkret.
Hvem oppdaterer den?
En navngitt styreansvarlig eller kontaktperson.
Hvor ofte bør den vurderes?
Etter sesong, endret bruk eller gjentatte avvik; kalenderen kan ellers settes til en årlig gjennomgang.
